Papieren exemplaar

Een papieren exemplaar is een fysieke kopie van een document, afbeelding of andere digitale gegevens. Meestal wordt hiermee een afgedrukte kopie van een tekstbestand of foto bedoeld. Omdat papieren exemplaren van documenten niet meer kunnen worden bewerkt, kunnen ze als permanente versies worden beschouwd.

Er zijn veel redenen waarom een papieren exemplaar van een document nodig is. Ten eerste maakt het afdrukken van een papieren exemplaar op dat moment een fysieke back-up van het document. Het kan afzonderlijk worden opgeslagen en later worden geraadpleegd. Het kan fysiek worden bezorgd en gemakkelijk door iedereen worden bekeken, omdat daarvoor geen digitaal apparaat nodig is. Voor veel belastingaangiften en juridische documenten is een papieren exemplaar vereist.

Een digitale kopie is daarentegen een digitale versie van een bestand die met software kan worden geopend en bewerkt. In tegenstelling tot een papieren exemplaar, dat permanent is, kan een digitale kopie worden bewerkt en op elk moment worden gewijzigd. De kopie kan ook per ongeluk worden verwijderd. Daarom is het in veel gevallen een goed idee om een papieren exemplaar als back-up te hebben.